Hoe ik mijn to-do’s in plan & af krijg

Eindeloze to-do lijstjes, het liefst in drie verschillende apps. De grootste uitdaging van to-do lijstjes is niet het opschrijven, dat is zo gebeurd. Het doen; daar gaat het vaak mis. Dat komt grotendeels door omdat er een essentieel ding ontbreekt bij de traditionele to-do’s: de relatie met je agenda. Wanneer ga je het doen?

Recent las ik het boek Deep Work van Cal Newport. Daarin las ik zijn methode om met ‘diep werk’ aan de slag te gaan. Ook vond ik het boek de oplossing voor de niet zo lekker werkende to-do lijstje.

Zelf werk ik met een papieren notitieboekje, de lijnen komen goed van pas bij deze methode. Een digitale tool zal ongetwijfeld ook goed werken als je dat meer aanspreekt. Je deelt elke dag in per half uur, elk half uur krijgt een regel. Vervolgens plan je je dag in per half uur. Afspraken kunnen er sowieso direct in, maar plan ook vooral het werk dat gedaan moet worden in.

Mijn grootste schok was dat ik in het begin slecht bleek te zijn in voorspellen hoe lang een taak duurt. Over het algemeen was ik veel te optimistisch. Een taak die ik gepland had voor een uur, bleek mij anderhalf uur te kosten. Soms zat ik er nog veel verder naast. In het begin is dat lastig, maar het geeft veel inzicht in hoeveel werk je überhaupt voor elkaar krijgt.

Daarin ligt direct de kracht van deze methode tegenover de ‘oude’ to-do list: het stelt een limiet aan de zaken die je moet doen, doordat je het koppelt aan tijd. Stel je hebt een werkdag van acht uur, dan heb je dus 16 keer een half uur te plannen. Dat is de grens voor de to-do’s die dag. Je leert realistisch plannen. En dat is direct goed voor de prioriteit van je taken; doe de belangrijke taken eerst. Dan kan de rest door naar de volgende dag. (Of misschien kan het van je to-do list af, als het toch niet zo belangrijk blijkt te zijn…)

Mijn werkdagen leg ik inmiddels altijd vast volgens deze methode. Daarbij is ‘vast’ een relatief begrip, uiteraard komt er wel eens iets tussen door. Met potlood schrijven houd je schema flexibel 😉 Het helpt met het aanbrengen van focus en komt je productiviteit ten goede. Als je eenmaal weet hoe lang je ongeveer over een taak doet, ben je in staat je dag heel efficiënt in te plannen. En dan zijn al je to-do’s er zo doorheen!

Leestip: Deep Work van Cal Newport

Pacs Online, freelance online marketing door Stefan Verhoeve

> Meer artikelen